Capítulo 1 Disposiciones Generales Artículo 1 Con el fin de normalizar la labor de tramitación de documentos oficiales de los organismos administrativos y mejorar la eficiencia y calidad de la tramitación de documentos oficiales, de conformidad con las “Medidas para la Tramitación de Documentos Oficiales de Nacionalidad Agencias Administrativas" y combinado con la situación real de esta ciudad, hemos formulado Estos Términos. Artículo 2: Estas reglas detalladas se aplican al procesamiento de documentos oficiales de los gobiernos populares en todos los niveles de esta ciudad y sus departamentos y unidades afiliadas. Artículo 3 Los documentos oficiales de los organismos administrativos (incluidos los telegramas, los mismos que se indican a continuación) son documentos oficiales con validez legal y formato estándar formados por los organismos administrativos en el proceso de gestión administrativa y se utilizan para transmitir e implementar los principios y políticas del partido y. del Estado, y emitir reglamentos, es una herramienta importante para implementar medidas administrativas, solicitar instrucciones y resolver dudas, orientar, concertar y negociar el trabajo, informar situaciones e intercambiar experiencias. Artículo 4 Los organismos administrativos de todos los niveles deben conceder gran importancia a la tramitación de los documentos oficiales, llevar adelante el estilo de trabajo de profundizar en la realidad, contactar con las masas, buscar la verdad en los hechos y ser concienzudos y responsables, y superar la burocracia y el formalismo. y burocracia. La redacción debe ser escasa pero precisa y centrarse en resultados prácticos. Artículo 5: La tramitación de documentos oficiales por parte de los organismos administrativos de todos los niveles debe ser precisa, oportuna y segura. Es necesario promover activamente la construcción de la automatización de oficinas, promover la aplicación de documentos oficiales electrónicos informáticos y esforzarse por reducir el número de documentos oficiales en papel. Artículo 6 Las oficinas generales (oficinas) de las agencias administrativas de todos los niveles son las agencias de gestión para el procesamiento de documentos oficiales. Deben establecer agencias de procesamiento de documentos o asignar personal de tiempo completo para que sea responsable del envío y recepción, distribución y entrega unificados. , formulación, impresión, archivo, archivo y destrucción de documentos oficiales, Implementar los estándares comerciales de procesamiento de documentos oficiales y hacer un buen trabajo en el trabajo de procesamiento de documentos oficiales de la agencia; Las normas de secreto deben aplicarse estrictamente para garantizar los secretos de Estado. Artículo 7 El departamento de procesamiento de documentos de la agencia administrativa superior será responsable de brindar orientación profesional para el trabajo de procesamiento de documentos oficiales de la agencia administrativa inferior y de organizar intercambios de experiencias y capacitación profesional.
Los gobiernos u oficinas generales (oficinas) en todos los niveles deben elogiar y recompensar a las unidades e individuos que hayan logrado logros notables en la implementación de estas reglas. Capítulo 2 Tipos de Documentos Oficiales Artículo 8 Los principales tipos de documentos oficiales de los organismos administrativos incluyen:
(1) Órdenes (órdenes). El Gobierno Popular Municipal emite reglamentos administrativos, y el Gobierno Popular a nivel de condado o superior toma importantes medidas administrativas obligatorias, recompensa y castiga a las unidades y al personal pertinentes y revoca decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior, etc., mediante "órdenes (órdenes )".
(2) Propuesta. Los asuntos sometidos a deliberación por los gobiernos populares de todos los niveles al Congreso Popular del mismo nivel o al Comité Permanente del Congreso Popular de conformidad con los procedimientos legales se denominan "proyectos de ley".
(3) Decisión. Para hacer arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, utilice "decisión".
(4) Instrucciones. Utilice "instrucciones" para asignar trabajo a agencias de nivel inferior y aclarar los principios de las actividades laborales.
(5) Anuncios y avisos. Para anunciar asuntos importantes o asuntos legales en el país y en el extranjero, utilice "anuncio".
Para anunciar asuntos que deben observarse o darse a conocer dentro de un rango determinado, utilice "anuncio".
(6) Aviso. Reenviar documentos oficiales de agencias de nivel superior y agencias no afiliadas a ellas, aprobar y reenviar documentos oficiales de agencias de nivel inferior, imprimir y emitir documentos oficiales no estatutarios, emitir regulaciones, comunicar asuntos que las agencias de nivel inferior deben manejar y exigir que las unidades pertinentes sean informadas o implementadas conjuntamente, nombrar, destituir y contratar cuadros, utilizar "notificación".
(7) Notificación. Utilice "informe" para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir el espíritu o la situación de instrucciones importantes.
(8) Informe. Para informar el trabajo a la autoridad superior, reflejar la situación, hacer sugerencias que, si se adoptan, no serán implementadas por la agencia por sí sola y responder a consultas de la autoridad superior, utilice "informar".
(9) Solicitar instrucciones. Para solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores, utilice "pedir instrucciones".
(10) Aprobación. Para responder a solicitudes de instrucciones de agencias de nivel inferior, utilice "aprobación".
(Undécima) Carta. Negociar trabajos, hacer y responder preguntas entre agencias que no están afiliadas entre sí; solicitar la aprobación de asuntos de los departamentos competentes que no están afiliadas entre sí; la oficina general (oficina) está autorizada a utilizar "cartas" para responder a las solicitudes de; instrucciones de organismos de nivel inferior.
(12) Actas de reunión. Registre y transmita el estado de la reunión y los asuntos acordados, y exija a todas las unidades participantes que los cumplan y los implementen. Utilice "actas de la reunión". Capítulo 3 Formato de los Documentos Oficiales Artículo 9 Los documentos oficiales generalmente constan del título del documento oficial, nivel de confidencialidad, urgencia, número de serie de la copia, número de emisión, emisor, título, principal agencia remitente, texto, anexos, tiempo de redacción, sello, notas, asunto. Es decir, consta de la autoridad de copia, la autoridad de emisión, la fecha de emisión y otras partes.
Los requisitos para cada componente son los siguientes:
(1) El nombre del documento oficial consta del nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora más la palabra "documento" (el memorando sólo está firmado con el nombre de la agencia emisora), colocado en la parte superior de la página de inicio, con una palabra solemne, fuentes llamativas impresas en rojo. Al combinar varias líneas de texto, la agencia patrocinadora debe aparecer primero, o solo se puede usar el nombre de la agencia patrocinadora.
(2) Los documentos oficiales secretos se marcarán con "Alto Secreto", "Secreto" y "Secreto" en la esquina superior derecha de la primera página de acuerdo con las normas nacionales de confidencialidad pertinentes.
(3) Los documentos oficiales urgentes se marcarán con "Urgente", "Urgente" y "Urgente" respectivamente en el nivel de confidencialidad en la esquina superior derecha de la página de inicio.
(4) El número de serie del documento oficial debe colocarse en la esquina superior izquierda de la página de inicio.
(5) El número de emisión consta del código de agencia, el número de año y el número de serie entre corchetes. Se ubica debajo del título del documento oficial, encima de la línea horizontal y en el centro; en la escritura conjunta sólo se marca la escena. La oficina emitirá un número de texto.
(6) Para los documentos oficiales presentados, el nombre de la persona que expide el documento debe etiquetarse en el extremo derecho de la misma línea que el número del documento para los documentos oficiales presentados conjuntamente, solo el nombre del documento; La persona que expide el documento debe indicarse con el nombre de la agencia patrocinadora.
(7) El título del documento oficial debe ser completo, preciso y conciso. Generalmente se debe indicar la autoridad emisora, el contenido principal del documento oficial y el tipo de idioma. El título está centrado debajo del divisor. En el título generalmente no se agregan signos de puntuación, excepto el título de las leyes y reglamentos más el título del libro y el espacio entre los nombres de varias agencias yuxtapuestas.
(8) Además de "anuncio" y "aviso", los documentos oficiales deben marcarse con la autoridad a la que se envían. El nombre de la agencia de envío principal generalmente se escribe debajo del título y en la esquina superior izquierda del texto para documentos como "órdenes (órdenes)" y "actas de reuniones", la agencia de envío principal se puede colocar debajo del encabezado del asunto; columna al final del texto y en la columna calco superior. Cuando solicite instrucciones de esta agencia, escriba solo una dirección principal y envíela a la agencia. Si necesita enviarla a otras agencias al mismo tiempo, utilice el formulario de copia.
(9) El texto principal es una expresión del contenido del documento oficial. Cuando es necesario utilizar símbolos ordinales para indicar niveles, el orden general es: "uno" se utiliza para el primer nivel, "(uno)" se utiliza para el segundo nivel, "1" se utiliza para el tercer nivel y (1)” se utiliza para el cuarto nivel. Normas Administrativas De ser necesario, aclarar la jerarquía según capítulos, secciones, artículos, párrafos, ítems y objetivos.
(10) Si el documento oficial tiene anexos , deben estar debajo del texto principal (separados por una línea y dos espacios) y encima de la fecha de redacción. Agregue una descripción de los archivos adjuntos, indique el orden y nombre de los archivos adjuntos, o use paréntesis para indicar "ver archivos adjuntos". partes relevantes del texto si los archivos adjuntos no se pueden agrupar y enviar juntos, el documento debe marcarse en la esquina superior izquierda de la primera página del archivo adjunto. Sin embargo, los documentos se reenvían, reenvían, imprimen, envían, reenvían. y publicados son componentes integrantes del documento original y no se considerarán anexos.
(11) La fecha de emisión por el líder será la fecha de redacción conjunta de un documento, la fecha. prevalecerá la fecha de emisión por parte del líder de la última autoridad emisora; si por alguna razón el líder no puede emitir el documento a tiempo y el tiempo se retrasa más de 20 días, la fecha de emisión del telegrama podrá ser determinada por el organizador. Prevalecerá la fecha de la reunión; los asuntos aprobados por la reunión estarán sujetos a la fecha de adopción. El nombre de la reunión y la fecha de adopción se indicarán bajo el título y en uno de los textos.
(12) Documentos oficiales. Excepto las "actas de reuniones" y los documentos reimpresos con encabezados fijos, la "orden (orden)" generalmente debe estar estampada con la firma del líder de la agencia emisora. deberá estar sellado por la unidad patrocinadora. Para los documentos oficiales emitidos conjuntamente, el sello debe estar sellado por la agencia emisora conjunta. El sello debe estar sellado con el año y el mes en la parte inferior del documento. se debe utilizar una nota entre paréntesis en la parte superior de la página. Marque "Esta página no tiene texto"
(13) Si el documento oficial necesita indicar el alcance del envío o transmisión, el método de uso, y el significado de términos como "Este documento se envía a nivel de condado y regimiento", "Este documento puede ser". Notas como "Publicado en el periódico" deben agregarse entre corchetes en la parte inferior izquierda de la fecha del documento y arriba el encabezamiento de materia.
(14) El encabezamiento de materia se coloca encima de la columna de entrega en la última página del documento oficial y está escrito en el cuadro superior. Los documentos oficiales reportados deben indexarse con los encabezamientos de materia de acuerdo con. los requisitos de la autoridad superior Los títulos de materia del documento oficial no deben exceder 5. El orden de indexación es agregar primero palabras de categoría, luego agregar palabras genéricas que reflejen el contenido del documento oficial y finalmente agregar palabras genéricas que. reflejar la forma del documento oficial Cuando la categoría que refleja con precisión el contenido del documento no se puede representar en la lista de palabras, solo puede seleccionar el índice de palabras apropiado de las palabras de categoría
(15). ) Copia a la agencia, ubicada en la columna de palabras de asunto a continuación. Si el alcance de la copia involucra a varias agencias, generalmente debe organizarse en el orden del comité del partido, congreso popular, CCPPCh, tribunal, fiscalía, ejército y relevantes. departamentos; si involucra agencias de nivel superior, agencias no relacionadas y agencias de nivel inferior, debe organizarse en orden y en filas separadas.
(16) Las columnas Agencia emisora y Fecha de emisión se encuentran debajo de la columna CC. El nombre de la agencia emisora del documento oficial está marcado en el extremo izquierdo y la fecha de emisión está marcada en el extremo derecho. La fecha de emisión se basará en la fecha de impresión. Para documentos reimpresos, esta columna indica el nombre de la agencia de reimpresión y la fecha de la reimpresión.
(17) El número de copias impresas del documento está marcado en el lado derecho debajo de la columna de la autoridad emisora y la fecha de emisión, marcada como "(*** impresas × copias)".