El trabajo de conferencia incluye: hacer planes de reunión, preparar documentos de reunión, avisos de reunión, inspecciones previas a la reunión, servicios específicos durante la reunión y trabajo de conferencia al final de la reunión.
1. Formulación del plan de reunión: El plan de reunión es el plan de preparación de la reunión. La calidad del plan afecta directamente la calidad de la reunión. El plan de la reunión incluye: nombre, fecha, lugar y calificaciones de los participantes. (elección, designación, invitación especial, asistencia) y lista, entradas a la conferencia, división de responsabilidades dentro de la oficina preparatoria y distribución del personal, disposición del lugar, agenda de la conferencia, si hay elecciones, distribución de premios, fotografía, grabación de video, etc. , también debe incluirse en el plan.
2. Preparar documentos de la reunión: Proponer, redactar, revisar, imprimir y distribuir documentos y materiales a ser considerados en la reunión (distribuidos antes de la reunión o en la reunión).
3. Convocatoria: La propuesta y distribución de la convocatoria deberá ser oportuna. Se debe realizar un seguimiento de las reuniones importantes después de que se emite la notificación para comprender si la otra parte puede asistir a la reunión según lo programado.
4. Inspección previa a la reunión: Incluye dos métodos: informe e inspección sobre la implementación del plan e inspección in situ. El informe e inspección consiste principalmente en el informe del responsable del trabajo de preparación. el estado de preparación integral al anfitrión de la reunión o al líder principal y los problemas existentes, centrándose en los documentos y materiales de la reunión. La inspección in situ se centra en el diseño y la seguridad del lugar. durante la reunión: incluidos los sistemas entre reuniones, como los sistemas de llegada y espera, actas de reuniones, preparación y emisión de informes, etc., el control in situ de grandes reuniones y las medidas de emergencia en circunstancias especiales no solo deben enumerarse como Se deben determinar los elementos especiales del plan, pero también los comandantes y sus símbolos de mando.
6. Trabajo de asuntos de la conferencia al final de la reunión: incluido el resumen del contenido de la reunión, redacción y distribución de actas de la reunión, informes de noticias de la reunión o celebración de conferencias de prensa, conferencias de prensa, etc., resumen de los asuntos de la conferencia. trabajo, además, como manejar diversas tareas posteriores, como la salida del representante, liquidación financiera, despacho de materiales, etc.